Ett kreativt samarbete genererar oftast mer avkastning för bägge parter.
Avtalsrätt
Huvudregeln i Sverige är att här råder avtalsfrihet vilket i princip innebär att individer och bolag kan ingå avtal hur de vill och med vem de vill. Det finns inget formkrav på standardavtal och dessa kan egentligen ingås såväl muntligt som skriftligt, dock är det sistnämnda alltid att föredra eftersom muntliga avtal ofta saknar bevisvärde.
Grundprincipen för alla avtal innefattas av begreppet Pacta Sunt Servanda – avtal ska hållas. Att tänka på vid avtalsingående är att besvara ett anbud inom acceptfristen för att det ska bli giltigt. Det är även viktigt att återfå en s.k. ren accept, en spegelbild av själva anbudet, för att det ska anses som ett avtal. Ändras anbudet i svaret (den tilltänka accepten) med exempelvis nya villkor eller liknande formas ett nytt anbud och således krävs en ny accept.
Viktigt att tänka på vid avtalsskrivning är att ett avtal bör vara så pass utförligt att det är lätt att tolka för bägge parter där skyldigheter och rättigheter på ett tydligt sätt presenteras. Det ska vara nogsamt presenterat hur respektive part omfattas av avtalet. Man bör även redogöra för under vilka omständigheter avtalet kan tänkas brytas och ev. påföljder utav detta. Vad är grunder för ett förtida upphörande? Och vad gäller vid förtida upphörande? Den part som säger du upp ett avtal ska också kunna bevisa syftet för upphörandet.
Ingå ett avtal med ”rätt” person
Vem har egentligen behörighet att ingå avtal?
Att fel person signerar ett avtal kan få förödande konsekvenser och det är därför av stor vikt att ha koll på sin motparts organisation och roller. Ett avtal signeras av behörig som företräder en juridisk person (företaget) och det kan vara en styrelse, firmatecknare eller VD. Ett tips är att kolla allabolag.se. Även andra roller kan få ingå avtal i och med deras ställningsfullmakt. Skilj på behörighet, att man får signa/har fullmakt och befogenhet, under vilka premisser som finns från bolaget, där båda är viktiga att ta hänsyn till.
Avtalsmallar
Att jobba efter en avtalsmallar kan vara ekonomiskt fördelaktigt eftersom det underlättar det löpande arbetet. Det är dock viktigt att komma ihåg att en mall är ett förslag som oftast behöver justeras och anpassas efter typsituation. Risken är att om man inte jobbar sig igenom mallen inför en ny förhandling så kan man missa vad som är speciellt i den aktuella situationen. Det kan vara skrivningar som har passat i en situation men blir till en nackdel i en annan. Dessutom måste mallar ses över och uppdateras med jämna mellanrum eftersom vi lever i en rörlig värld med förändrade förutsättningar. Under dina medlemssidor på ses.se hittar du under /avtal en checklista med vad som bör ingå i ett avtal, dessutom ligger där en avtalsmall med rubrikförslag och exempel på formuleringar.
Sponsoravtal
Sponsring är en relationsbyggande plattform för att stärka företagets image och varumärkesassociation och sponsringen kan skapa effekter som ger en starkare och mer personlig relation till målgruppen i jämfört med andra kanaler. Vi ser att metoden sponsring ständigt växer bland företagen och att ingå sponsringsavtal kräver en del jobb och tanke för att det ska bli bra.
Tänk noga igenom vad bakgrunden är och vad det är vi vill uppnå med samarbetet, detta gäller såväl rättighetsinnehavare som sponsor. I tvistemål väger advokaterna in bakgrunden till samarbetet för att få en uppfattning om syftet och dess mål för respektive part.
Att skriva sponsringsavtal kräver att rättighetsinnehavaren har koll på hela sin rättighetskarta. Du måste veta vilka rättigheter du äger, du har licenserat ut, du licenserar själv, du har samägda med andra samarbetspartners etc. Gå igenom vilka rättigheter som berörs av det nya samarbetet och på vilket sätt dessa får nyttjas av sponsorn.
Områden och rättigheter som ingår i sponsorskapet och bör behandlas i avtalet kan sammanfattas under rubrikerna:
- Exponering – hur, var, när och för vem syns sponsorn genom sponsorskapet?
- Aktivering – vem äger aktiveringen? Vilken frihet har sponsorn och vilket ansvar har rättighetsinnehavaren?
- Association – hur nyttjar vi varandras varumärken? Vad får vi/vad får vi inte göra?
Det är essentiellt att specificera alla rättigheter som ingår i ett sponsorskap för att denne på ett tydligt sätt förstår vad det är man betalar för och dessutom för att kunna nyttja sin avdragsrätt. Ett sponsorskap måste vara kommersiellt motiverat för att kunna bli avdragsgillt. En ytterligare faktor är att tydliggöra hur rättigheterna får nyttjas av sponsorn. Tänk på exempelvis biljetter som ofta är något som ingår i ett sponsorskap. Hur får våra sponsorer använda dessa? Får de skapa egna paket och sälja dessa vidare? Ge bort till sina kunder? Tävla bort?
Exklusivitet
Det är vanligt att lova bort exklusivitet till sponsorer. Som rättighetsinnehavare bör du var noggrann med att specificera vilken typ av exklusivitet som menas. Är det en branschexklusivitet som utlovas så bör man även nämna vad som avses med ”bransch”. Här kan det vara motiverat att ge tydliga exempel på vilka konkurrenterna skulle kunna vara.
Avtalstid
Ett sponsorsamarbete ska vara ett långsiktigt samarbete där man bygger värde tillsammans. Fundera över avtalets längd. Ett år är att anse som väldigt kort tid och inget som branschen rekommenderar. Jag skulle säga minst två år för att ett samarbete ska kunna mätas och utvärderas på ett rättvist sätt.
Har man ett avtal som sträcker sig över en längre tid än två år kan det vara bra att lägga in debriefing-samtal för att upprätthålla en bra och kontinuerlig dialog med sin sponsor. Även om avtalet automatiskt förlängs vill du ha en bra relation och ju mer engagerad sponsor desto bättre. Ett kreativt samarbete genererar oftast mer avkastning för bägge parter. Dessutom kan förutsättningarna ha förändrats och därför bör villkor, priser och dylikt ses över med jämna mellanrum och kanske är det bättre med avtal som tar slut och kräver att parterna tar initiativ för att avtalet inte ska upphöra.
Reklamskatt
Det är enligt Skatteverket den som offentliggör reklamen som är skatteskyldig. Dock skriver många att eventuell reklamskatt tillfaller sponsorsumman och faktureras sponsorn i efterhand. Detta kan vara en risk och utgöra källa för irritation eftersom det allt som oftast kommer som en klumpsumma till sponsorn. Här kan du som rättighetsinnehavare tydliggöra de poster som faller under reklamskatten redan från början. Du skulle dessutom kunna inhämta förhandsbesked från Skatteverket redan innan för att tydliggöra summorna och vara än mer transparant.
Slutligen, tänk igenom vilka delar i avtalet som är extra viktiga. Vad kan ni tumma på och vad kan ni absolut inte tumma på i ert samarbete. Ett sponsoravtal handlar i grund och botten om att tillsammans få ut så mycket som möjligt av en gemensam satsning mot var parts uppsatta mål.
Victoria Jansson
Marknads- & Kommunikationsansvarig SES
