Sponsrings & Eventsverige (SES) värnar om och respekterar din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi samlar in och behandlar uppgifter om personer som kommer i kontakt med vår verksamhet. Den beskriver också de rättigheter du har och hur du som registrerad kan göra dem gällande. Tveka inte att höra av dig till oss vid eventuella frågor.

 

Personuppgiftsansvarig
Sponsrings & Eventsverige AB, org.nr. 556429-4170, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker av branschorganisationen/föreningen Sponsrings & Eventsverige.

Vilka personuppgifter vi behandlar och för vilka ändamål beror på hur du kommer i kontakt med oss. Vi behandlar dock inte dina personuppgifter i större utsträckning än vad som är nödvändigt utifrån verksamheten eller för andra ändamål än vad som är angivet i denna integritetspolicy.

Kontaktuppgifter:
Kungsgatan 9 | 111 43 Stockholm
Telefon: 08-410 630 50
E-post: info@ses.se

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Även bilder/foton och ljudupptagningar på individer, som behandlas digitalt, kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som t.ex. IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysisk person.

Behandling av personuppgifter är hur personuppgifterna hanteras och vad som sker med dem. Varje åtgärd som vidtas med en personuppgift utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vad är cookies och hur används de?
Cookies är en liten text bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet.

På www.ses.se använder vi följande cookies:

1) Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).
2) Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut).
3) Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker).
4) Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, t.ex. Google Analytics.).
5) Liknande tekniker (tekniker som lagrar information i din webbläsare eller i din enhet på ett sätt som liknar cookies).

Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar så som språk och andra uppgifter. Inga IP-adresser sparas.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?
Utöver de personuppgifter som du i kontakten med oss lämnar till oss kan vi även samla in uppgifter från offentliga källor och via tillgängliga källor på internet eller liknande.

Vi sparar aldrig personuppgifter hämtade från sociala medier.

Vilka kan vi komma att dela personuppgifter med?
Personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter i enlighet med vad som föreskrivs i exempelvis lag och annan förordning.

Personuppgifter delas även där det är nödvändigt med eventuella samarbetspartners som levererar stödtjänster till SES och behandlar personuppgifterna i egenskap av ett personuppgiftsbiträde på uppdrag av SES, såsom exempelvis IT-tjänster, kommunikationsverktyg och anmälningsverktyg.

Denna överföring sker för att vi ska kunna utföra våra avtalsenliga åtaganden samt erbjuda våra tjänster. Vi har ingått personuppgiftsbiträdeavtal med företagen/leverantörerna för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med våra instruktioner och i den omfattning som krävs för SES angivna ändamål.

 

Överföringar av personuppgifter utanför EU/EES (tredje land)
Dina personuppgifter behandlas i huvudsak inom EU/EES och våra egna IT-system finns inom EU/EES.

SES strävar efter att inte överföra personuppgifter till ett land eller bolag/förening placerat utanför EU/EES. Om det ändå skulle uppstå ett behov av en sådan överföring kommer SES vidta lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda personuppgifterna.

Vid potentiella internationella bokningar kan vi dock bli tillfrågade att överföra informationen till ett land utanför EU/EES (så kallat tredje land) t.ex. att dela dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som antingen själv eller genom en underleverantör är etablerad i eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet (t.ex. namn, anställning och e-post) efter att du som registrerad har gett skriftligt godkännande för detta ändamål.

När vi kommunicerar med hjälp av digitala tjänster som sociala medier innebär det också att data som kan innehålla personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES (”tredje land”). I tredje länder tillämpas inte GDPR, vilket kan innebära en ökad risk i integritetshänseende. Detta gäller framför allt möjligheten för myndigheter i det tredje landet att få tillgång till dina personuppgifter. Dina möjligheter att utöva dina rättigheter som registrerad är därmed begränsade. Den juridiska grunden för överföringen till tredjeland som sker genom vår användning av sociala medier/ leverantören är intresseavvägning och sker med stöd av standardavtalsklausuler och kompletterande skyddsåtgärder. Vår strävan är att så långt som möjligt informera om dessa integritetsrisker.

Läs mer om respektive leverantörs personuppgiftsbehandling deras respektive sidor:

Google – https://policies.google.com/privacy?hl=sv
Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875
Facebook – https://www.facebook.com/business/gdpr
Linkedin – https://www.linkedin.com/help/lms/answer/87167/linkedin-marketing-solutions-och-dataskyddsforordningen-gdpr-?lang=sv

Dina rättigheter som registrerad
När SES samlar in och behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter.

Du har rätt att:

• Begära ett utdrag över de personuppgifter SES behandlar samt på vilket sätt de behandlas.
• Begära rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter.
• Göra invändningar mot vissa typer av behandling. Du har alltid rätt att återkalla ett samtycke och/eller avböja direktmarknadsföring samt invända mot behandling som sker med den lagliga grunden intresseavvägning.
• Begära att bli raderad. Detta kan dock endast genomföras förutsatt att SES inte har rätt att behålla uppgifterna på någon annan laglig grund såsom t. ex för bokföring eller skattelagstiftning
• Begära att behandlingen under vissa omständigheter begränsas, t.ex. under tiden en fråga om huruvida uppgifter är korrekta eller inte utreds
• Begära att dina uppgifter sker till annan s.k. dataportabilitet.

Vid frågor eller ytterligare information angående hanteringen av dina personuppgifter, vänligen kontakta SES-teamet på info@ses.se.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

1. Ändamål: Administrera medlemskapet/medlemsrepresentant/medlemskonto på ses.se

Behandling:
• Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter
• Skapandet av inloggningsfunktion
• Utskick av utvärdering

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post och telnr)
• Anställning/titel
• Betalningsinformation
• Korrespondens
• Användaruppgifter för medlemssida på ses.se
• Uppgifter lämnade i utvärdering

Laglig grund: Fullgörande av avtal, alternativt berättigat intresse.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet om medlemskap i SES. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi kan därför tvingas neka dig medlemskap. Om avtal ej föreligger är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av SES verksamhet ur ett historiskt perspektiv.

Lagringsperiod: Till dess att medlemskapet avslutas.
Uppgifter kopplade till behandlas och lagras under medlemskapet/ medlemsrepresentant. Om medlemskap eller anställning avslutas kan personuppgifter fortsatt komma att behandlas under viss tid för att säkerställa att SES fullgjort sina avtalsenliga förpliktelser. Du har alltid möjlighet att avböja e-postutskick från oss. Om du väljer att avregistrera dig för e-post kommer behandlingen att upphöra när vi har mottagit avregistreringen.

__________________________

2. Ändamål: Informera/delge relevant information kring SES verksamhet

Behandling:
• Kommunikation kring SES verksamhet

Kategori av personuppgift:
• E-post

Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose båda parters berättigade intresse av SES verksamhet och för att vi ska kunna ge dig relevant information kring medlemskapet.

Lagringsperiod: Till dess att medlemskap avslutas. Därefter tills dess att du väljer att avsluta prenumerationen.

__________________________

3. Ändamål: Kontakta potentiella medlemmar

Behandling:
• Kontakt för medlemskapsförfrågan

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Kontaktuppgifter
(t.ex. adress, e-post och telnr)
• Anställning/titel
• Korrespondens

Laglig grund: Berättigat intresse.
Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av SES verksamhet och relevant information kring medlemskapet.

Lagringsperiod: Från tidpunkten för insamlandet och till och med 12 månader därefter.

__________________________

4. Ändamål: Administrera deltagare/besökare till event/utbildning/seminarie/webbinarie, hantera beställning/köp och delge relevant information kring dessa

Behandling:
• Registrering av anmälan/avanmälan
• Utskick av bekräftelse
• Kommunikation avseende event
• Administration kring ev. betalning
• Utskick av utvärdering
• Information om kommande relevanta event

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Kontaktuppgifter (e-post och ev. telnr)
• Ev. kostpreferens
• Ev. Betalningsinformation
• Uppgifter lämnade i utvärdering
• Korrespondens

Laglig grund: Fullgörande av avtal, alternativt berättigat intresse.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal om sådant föreligger. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig deltagande/köp. Om inte avtal föreligger är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i eventet.

Lagringsperiod: Till dess att eventet har avslutats (inklusive ev. utvärdering) och till och med 12 månader därefter.
__________________________

5. Ändamål: Administrera och hantera tävlingsdeltagande i Gyllene Hjulet

Behandling:
• Registrering av tävlingsbidrag
• Utskick av bekräftelse
• Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter
• Administration kring betalning
• Utskick av utvärdering
• Information om nästkommande tävling

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Kontaktuppgifter (e-post och telnr)
• Anställning
• Betalningsinformation
• Korrespondens
• Uppgifter lämnade i utvärdering

Laglig grund: Fullgörande av avtal.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt
avtal. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig tävlingsdeltagande.

Lagringsperiod: Tills dess att tävlingen avslutas och till och med 8 år därefter (inklusive ev. utvärdering).
__________________________

6. Ändamål: Hantera beställning/köp av Gyllene Hjulet-produkter (ex. stayett/diplom)

Behandling:
• Hantering av beställning
• Leveranshantering
• Hantering av betalning
• Hantering av reklamations- och garantiärenden

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Kontaktuppgifter (e-post och telnr)
• Köpinformation
• Leveransinformation
• Korrespondens

Laglig grund: Fullgörande av avtal.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt
avtal. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köp.

Lagringsperiod: Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 36 månader därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärenden.
__________________________

7. Ändamål: Hantera/administrera juryuppdrag kopplat till Gyllene Hjulet

Behandling:
• Skapandet av inloggningsfunktion
• Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter
• Kommunikation kring uppdraget
• Utskick av utvärdering

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Anställning
• Kontaktuppgifter (e-post och telnr)
• Uppgifter lämnade i utvärdering
• Korrespondens

Laglig grund: Fullgörande av avtal.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt
avtal. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi kan tvingas därför neka dig uppdrag.

Lagringsperiod: Till dess att uppdraget avslutas (inklusive ev. utvärdering) och till och med 12 månader därefter.
__________________________

8. Ändamål: Tillgodose information kring tidigare juryuppdrag

Behandling:
• Hantering av information kring tidigare juryuppdrag
• Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Anställning
• Uppdrag

Laglig grund: Berättigat intresse.
Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera dina tidigare juryuppdrag.

Lagringsperiod: Evig tid.
__________________________

9. Ändamål: Kommunicera juryuppdrag publikt (till tredje part)

Behandling:
• Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter
• Kommunikation kring juryuppdrag

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Anställning
• Kontaktuppgifter (e-post och telnr)

Laglig grund: Fullgörande av avtal.
Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi kan tvingas därför neka dig uppdrag.

Lagringsperiod: Evig tid.
__________________________

10. Ändamål: Hantera medlemsserviceärenden/rådgivning

Behandling:
• Kommunikation och besvarande av eventuella frågor (via telefon eller i digitala kanaler, inklusive sociala medier)
• Identifiering
• Utredning av eventuella klagomål- och supportärenden (inklusive teknisk support)
• Individuell rådgivning

Kategori av personuppgift:
• Namn
• Anställning
• Kontaktuppgifter (e-post och telnr)
• Korrespondens

Laglig grund: Samtycke, alternativt berättigat intresse.
Om inget samtycke föreligger är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av SES verksamhet och/eller för att säkerställa omständigheter som legat till grund för
individuell juridisk rådgivning.

Lagringsperiod: Tills dess att relationen avslutas.

Säkerhet
SES vidtar genom våra IT-system lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna och förhindra och begränsa risker som är förknippade med att utge personuppgifter såsom obehörig åtkomst, avslöjande, missbruk, förändringar och förstörelse. Endast de personer (t.ex. behörig personal eller andra konsulter) som arbetar på uppdrag av oss som är bundna av sekretess och som behöver behandla dina personuppgifter för våra angivna ändamål har tillgång till personuppgifterna.

Tillsyn och klagomål
Du har alltid rätt att kontakta oss för att få ut information om vilka uppgifter om dig som vi behandlar, samt för att begära rättelse, överföring eller för radering av uppgifter. Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att detta efterlevs.

Om du har synpunkter på hur SES hanterar dina personuppgifter och vill framföra klagomål om vår personuppgiftsbehandling har du möjlighet att kontakta oss på info@ses.se alternativt 08- 410 630 50 eller vända dig till ansvarig tillsynsmyndighet Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (www.imy.se, telefon 08-657 61 00).